Cách tạo chữ ký email như thế nào cho chuyên nghiệp?

Chữ ký email ngày nay được hiểu như là một tấm danh thiếp điện tử vô cùng thuận tiện cho tất cả mọi người, đặc biệt là trong công việc trao đổi với đối tác, đồng nghiệp. Hầu hết ai trong chúng ta đều sử dụng email hàng ngày và trao đổi công việc bằng email nên việc trình bày bố cục sao cho bắt mắt có vai trò rất quan trọng để bạn gây ấn tượng tốt cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp cho người nhận. Đặc biệt là những người đối tác như khách hàng, nhà quản lý, nhà tuyển dụng,... Chữ ký email sẽ giúp bạn cung cấp cho người nhận thư một cách đầy đủ và chuyên nghiệp, những thông tin đó là các thông tin liên quan đến địa chỉ, số điện thoại và các trang mạng xã hội để giúp người nhận dễ dàng tìm hiểu profile của bạn hơn.

Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.

Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
Tên công ty bạn đang làm việc.
Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

Vai trò chữ ký Email là gì đối với thời đại hiện nay?

Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ

Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là “thanh gươm” hữu dụng cho những “chiến binh” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu. Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây:

Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.
Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.